Ομάδα Δημιουργικού: Για την καλλιτεχνική επιμέλεια, τις σκηνικές κατασκευές και τα κοστούμια.
Ομάδα Αναπαραστάσεων: Για τη δημιουργία ιστορικών αναπαραστάσεων και αναπαραγωγής εθίμων.
Ομάδα Συντονισμού Υπηρεσιών: Για τις μετακινήσεις, την φιλοξενία, τους συνοδούς κλπ.
Ομάδα Προβολής: Για την προώθηση, γνωστοποίηση και διαφήμιση της εκδήλωσης.
Ομάδα συντονισμού προγράμματος και επίβλεψης: Για την ομαλή διεξαγωγή του προγράμματος και των δρώμενων .

Συνεργασίες

Το Μεσαιωνικό Ρόδο συνεργάζεται με ιστορικούς και άλλους επιστημονικούς συμβούλους. Ανάμεσα στους συνεργάτες του βρίσκονται ακόμα φορείς: πολιτισμού, εκπαίδευσης, τουρισμού, κοινωνικής αλληλεγγύης, χειροτεχνικού κλάδου και ακόμα πολλοί επαγγελματικοί φορείς (σύλλογοι, οργανισμοί, επιμελητήρια κλπ). Είναι σημαντικό ότι μέχρι σήμερα έχει αναπτύξει διαπολιτισμικό διάλογο και πολιτιστικές ανταλλαγές με χώρες όπως: Γερμανία, Ιταλία, Δανία, Γαλλία, Αγγλία, Ιρλανδία και Πορτογαλία.

Πόροι

Οι πόροι του εγχειρήματος προέρχονται από συνδρομές μελών, χορηγούς και χρηματοδοτήσεις φορέων ιδιωτικού και δημοσίου δικαίου ή ακόμα και κοινοτικά προγράμματα. Από το 2010 σημαντικό μέρος των δαπανών του Φεστιβάλ καλύπτεται από την Τοπική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων Δωδεκανήσου αλλά και τους Δήμους που συμμετέχουν στο φεστιβάλ όπως της Ρόδου και Αταβύρου.